מדיניות פרטיות
מפעיל מערכת rcnadlan27 ובעל השליטה במידע הנאסף לצורכי המשרד הוא רונן כהן, משרד RCNadlan, מניה שוחט 2, אור יהודה. לפניות: rcnadlan@gmail.com, טלפון 054-7760646.
כניסה למערכת
הכניסה מתבצעת באמצעות Google. השרת בודק את זהות החשבון ואת הרשאתו, ושומר מזהה Google קבוע, כתובת אימייל ותיעוד חיבור. עוגיית חיבור מאובטחת משמשת לכניסה למשך עד שמונה שעות; עוגייה זמנית משמשת להגנה על תהליך הכניסה. נעילת משתמש חוסמת בקשות נוספות. סיסמת Google אינה נמסרת למערכת.
מידע ומטרות השימוש
המערכת מיועדת לניהול קשרי לקוחות ונכסים, תיאום ומעקב, הכנת מסמכי תיווך ושיתופם לפי בקשת המשתמש. המידע עשוי לכלול שמות, מספרי זהות ורישיון, טלפונים, כתובות, אימיילים, דרישות חיפוש, פרטי נכסים, בעלים ושוכרים, תאריכי חוזים, הערות, תמונות פרופיל, תמונות נכסים, סרטונים ומסמכים. יש להזין רק מידע הדרוש לשירות ולמטרה שלשמה נמסר.
מידע שנמסר בידי הלקוח
מסירת פרטים תלויה ברצון ובהסכמה, אלא אם נמסרה הודעה על חובה חוקית מסוימת. בלי הפרטים הדרושים ייתכן שלא ניתן יהיה לטפל בפנייה או להפיק מסמך. על הנציג ליידע את הלקוח בעת בקשת המידע על מטרות האיסוף, הנמענים וזכויותיו. אישור עובד להצהרת הסודיות אינו הסכמה מטעם הלקוח.
חשבון המשתמש ותיעוד אישור
הכניסה מתבצעת באמצעות Google. לצורך זיהוי המשתמש ושמירת אישורו מעובדים מזהה Google וכתובת האימייל המאומתת. אישור ההצהרה נשמר עם זמן האישור, גרסת המסמכים, נוסחם וטביעת תוכן. ללא אישור לגרסה הנוכחית לא ניתן לעבוד במערכת. אין חובה להסכים; ניתן לצאת ולפנות למנהל המשרד.
אחסון, ספקים והעברת מידע
המערכת מתארחת ב־OpenAI Sites ומשתמשת בתשתיות Cloudflare לאחסון נתוני המשרד, מסמכים, תבניות, תמונות וסרטונים. ספקים אלה מעבדים מידע הנדרש להפעלת השירות בהתאם להסדרי השירות שלהם. אין התחייבות שהמידע מאוחסן בישראל בלבד. יש להשלים בדיקה של תנאי הספקים והעברות מידע מחוץ לישראל לפני הרחבת השימוש למידע רגיש או למשתמשים נוספים.
שיתוף מסמך ב־WhatsApp, באימייל או דרך חלון השיתוף נעשה בפעולת המשתמש וכולל מסירת המסמך לנמען ולשירות התקשורת שבחר. יש לבדוק את הקובץ והנמען לפני שליחה. שירות חתימה דיגיטלית אינו פעיל כעת. גישה או מסירה נוספת תיעשה רק לפי הרשאה ומטרה מתאימות או לפי חובה שבדין.
מצב המערכת, שמירה ומחיקה
נתוני הנכסים, הלקוחות, העובדים, המשימות וההיסטוריה נשמרים במאגר משותף בשרת, לצד מסמכים, תמונות וסרטונים. שינויים נשמרים עם זהות המבצע, מועד וגרסאות קודמות לצורכי תיעוד ושחזור. הסרת קובץ מהכרטיס אינה מוחקת את עותק האחסון המשמש לשחזור. כעת אין מחיקה אוטומטית לפי תקופת שמירה. לפנייה בנושא מידע שנשמר, לרבות צורך בתיקון או במחיקה כאשר הדין מאפשר זאת, יש לפנות למשרד. עצם שמירת מסמך אינה מקנה זכות להשתמש בו לכל מטרה או לשמרו ללא צורך. יש לקבוע וליישם תקופות שמירה לפי סוג המידע, מטרת השירות וחובות הדין.
עיון ותיקון
ניתן לפנות למשרד בבקשה לעיין במידע האישי ולבקש תיקון של מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן, בהתאם לדין. ייתכן שתידרש בדיקת זהות מידתית כדי למנוע מסירת מידע לאדם אחר. אין כאן הבטחה למחיקה בלתי מסויגת של כל מסמך, לרבות מסמך שיש חובה או הצדקה חוקית לשמרו.
אבטחה, אחסון בדפדפן ופרסומים
הגישה לאתר כפופה למדיניות הגישה של פלטפורמת האירוח. אישור ההצהרה נבדק בשרת; הוא אינו מחליף מנגנון הרשאות מלא לעובדים. אין אבטחה מוחלטת. יש לדווח מיד למשרד על חשד לשימוש לא מורשה. הדגם שומר העדפות תצוגה מקומיות בדפדפן; מנגנוני הכניסה של ספק האירוח עשויים להשתמש בעוגיות הנדרשות לשירות. בקוד המשרד לא הוספו כלי פרסום או מעקב שיווקי. אישור הצהרת המשתמש אינו אישור לקבלת פרסומות.